Wat doet een weddingplanner?

Alle (mogelijke) taken op een rij!

Wat een weddingplanner doet hangt in natuurlijk af van wat het bruidspaar aangeeft waar ze hulp bij willen. We de taken die een weddingplanner doet onderscheiden in 5 verschillende ‘type’ taken:

1. Van A tot Z de bruiloft plannen
2. Bepaalde onderdelen van de bruiloft plannen
3. Ceremoniemeesterschap
4. Advies en coaching geven
5. Een bruiloft in het buitenland organiseren

1. Van A tot Z een bruiloft plannen (Weddingplanner)

Een weddingplanner kan, indien gewenst, je hele bruiloft van A tot Z organiseren. Ze is dan overal bij betrokken, inclusief de huwelijksreis en haar taken raken elk deel van de dag. Om hier een beeld van te geven hebben we een opsomming gemaakt van wat een weddingplanner allemaal zou kunnen doen, verdeeld in een aantal categorieën.

Taken weddingplanner: advies, ideeën en brainstormen

Weddingplanners zullen zeker als de bruiloft nog een jaar in de toekomst ligt starten met meedenken over hoe jouw ideale bruiloft er uit ziet en ideeën aandragen om jouw bruiloft nog specialer te maken.

• Ideeën aandragen voor creatieve uitnodigingen, kerkboekjes, menukaarten, naamkaartjes, bedankjes, openingsdansen etc.
• Opzetten eventuele huwelijkswebsite, cadeau-site, bruidspaar emailadres.
• Advies geven over stoelschikking tijdens kerkelijke plechtigheid, ceremonie, diner
• Advies geven over tafelschikking, tafeldecoraties, stoelversieringen, feestzaal decoraties
• Coaching: Hoe zie je de bruiloft voor je? Hoe belangrijk zijn de wensen van je familie? Hoeveel is je bruiloft je waard? Wie nodig je wel & niet uit?
• Bruiloft etiquette: Nodig je kinderen uit? Dresscode? Wie mag / moet er speechen?

Taken weddingplanner m.b.t. planning

Planning is natuurlijk een belangrijk onderdeel voor elke professionele weddingplanner. Denk hierbij onder meer aan:

• Globale planning vanaf het inhuren van de weddingplanner tot na de bruiloft maken, inclusief deadlines en doorlooptijden, zodat op tijd wordt begonnen met zaken die lang op zich (kunnen) laten wachten (bruidsjurk)
• Opstellen en delen van een draaiboek voor de bruiloft van s’ochtends vroeg tot huwelijksnacht, inclusief wie, wat, waar hoe
• Logistieke planning: auto’s, bruidspaar, trouwfotograaf, ceremoniemeester, kado’s, kleding, accessoires, first aid kit: alles moet op tijd op de juiste plaats zijn
• Budget beheer: heel belangrijk dat de huwelijksplanner of bruiloftsplanner het budget bewaakt tegen alle verleidingen
• Voor duurdere bruiloften: een generale repetitie, oefendiner, proefsessie van de taart, wijn, hapjes
• Plannen van de huwelijksreis: bestemming, vluchten, hotels, honeymoon packages, trips etc.

Taken weddingplanner m.b.t. gasten

Hoeveel bruidsparen het ook zelf willen doen, een ceremoniemeester of weddingplanner stopt meestal toch een briefje bij de uitnodiging van het bruidspaar. Bijvoorbeeld omdat er verrassingen verstopt zijn in het programma voor het bruidspaar. Het is daarom niet ongewoon dat de weddingplanner contact heeft met de gasten.

• Communicatie met gasten: denk aan vervoer, parkeren, uitleggen dagprogramma, dresscode, belangrijke tijdstippen zoals fotomomenten, openingsdans, verrassingen, dieetrestricties, etc.
• Plannen of vermijden van alle ‘verrassingen’, speeches, toespraken, etc afhankelijk van de voorkeuren van het bruidspaar. Als het bruidspaar er echt geen zin in heeft, kan een weddingplanner dat communiceren naar de gasten, zonder gevoelens al te veel te kwetsen.

Taken weddingplanner op de bruiloft – Ceremoniemeesterschap

Op de bruiloft zelf gaat alles hopelijk goed en is de weddingplanner het eerste aanspreekpunt voor alle leveranciers en gasten met vragen. In het geval van een noodgeval of onverwachte verandering, zorgt zij er voor dat zo min mogelijk mensen dit door hebben of er last van ondervinden.

• Ontvangen van de gasten op de dag zelf op de (verschillende) locaties
• Gasten ‘klaar maken’ voor ontvangst en afscheid van het bruidspaar bij de verschillende dag onderdelen (denk aan ceremonie, openingsdans feest, diner en einde feest) en ervoor zorgen dat iedereen er op tijd is
• Extra check dat de ringen bij de getuigen of andere aangewezen persoon zijn en op het moment suprême klaarliggen om aan de bruid en bruidegom te geven
• Het bruidsboeket meedragen als de bruid het niet vastheeft (wij lieten zelf per ongeluk het bruidsboeket thuis liggen toen we vertrokken voor de fotoshoot en moesten terug!)
• Corsages uitdelen aan de getuigen & familie, de ‘daggasten’ aan het begin van de dag
• Als aanspreekpunt op de dag zelf fungeren voor alle leveranciers: trouwfotograaf, photobooth verhuurder, trouwambtenaar, catering, locatie eigenaar, DJ’s, band, maar natuurlijk ook vragen van de gasten beantwoorden
• Zorgen dat gastenboek wordt volgeschreven door alle gasten
• Crisismanagement: mocht er iets misgaan met (creatieve) oplossingen komen en voorbereid zijn op alle soorten weer en andere tegenslag
• Opletten dat er geen ongenode gasten binnenlopen (wedding crashen gebeurt echt!)
• Cadeau’s na afloop mee (laten) nemen en weer naar het bruidspaar krijgen
• Giften met enveloppen (laten) bewaken
• Op oma of opa of kinderen (laten) letten
• Vertrek van de gasten coördineren

Taken weddingplanner: leveranciers

Veel toegevoegde waarde van een weddingplanner zit in het netwerk van leveranciers waarmee ze samenwerken en alle tijd die ze besparen voor het bruidspaar door contact met de leveranciers te onderhouden. Taken die de meeste weddingplanners dan ook standaard doen zijn:

• Doorlezen van alle algemene voorwaarden en contracten van alle leveranciers om te voorkomen dat er nare verrassingen zijn, mocht er onverwachts iets mis gaan.
• Afspraken maken met alle leveranciers over hoe en wanneer ze betaald worden
• Overzicht van alle leveranciers, gemaakte afspraken, actiepunten, deadlines, telefoonnummers etc.
• Contact met de gemeente (stadhuis) of de (zelfstandige) trouwambtenaar
• Contact met drukker / printer voor uitnodigingen / kerkboekjes / menukaarten / naamkaartjes / bedankjes
• Contact met de trouwlocatie(s) (gemeentehuis, kerk, restaurant, feestzaal)
• Contact met de visagist & kapster
• Contact met een stylist (stijl, bruidsboeket, corsages, decoraties en versieringen op de verschillende locaties).
• Verrassingen organiseren (duiven, adelaars, sabreren van champagne (aanrader!), aankomst in Ferrari of hete luchtballon)
• Contact met cateraar & bruidsbakker
• Contact met de trouwfotograaf, videograaf (tijdstippen, locaties, verrassingen)
• Contact met DJ of band, goochelaars of andere acts en kinderentertainment

Na Afloop

Zelfs na de bruiloft is het werk van de huwelijksplanner of bruiloftsplanner nog niet helemaal afgelopen. Er zijn namelijk nog een hoop losse eindjes die moeten worden afgerond en ook daar kan de weddingplanner mee helpen.

• Versturen bedankkaartjes naar gasten
• Reviews voor leveranciers
• Betalen facturen
• Opmaken eindbudget: waren er onvoorziene kosten of meevallers
• Helpen trouwjurk verkopen
• Ten slotte een evaluatiegesprek met het bruidspaar om te horen hoe zij hun dag hebben beleefd, wat er goed ging en wat er eventueel verbeterd had kunnen worden.

2. Bepaalde onderdelen van de bruiloft plannen

Dit is natuurlijk een enorme waslijst, maar de weddingplanner kan ook een slechts een bepaald gedeelte van de bruiloft organiseren, waar jij hulp bij wil. Dot wordt ook wel deelplanning genoemd. Sommige dingen zijn wellicht persoonlijk of vind je zelf leuk om te organiseren (trouwvervoer, je bruidsjurk). Wellicht dat je zelf supergoed kan plannen en dat je enkel hulp nodig hebt met de creatieve kant en de weddingplanner voornamelijk inzet voor inspiratie.

Elke combinatie is dan ook mogelijk, ‘pick & choose’. Zo heb je zelf meer controle over je bruiloft en kan je de rol (en kosten) van de weddingplanner zo groot of zo klein maken als je zelf wilt.

3. Ceremoniemeesterschap

Als je het zelf leuk vindt om te organiseren en al precies weet hoe je bruiloft er uit moet komen te zien, dan kan je een weddingplanner ook enkel voor de grote dag zelf inschakelen: zo hoeven jij en je gasten zich op jouw grote dag nergens druk om te maken. De weddingplanner inzetten als ceremoniemeester is een mooi gebaar om je vrienden en familie die wellicht helpen met het organiseren te ontlasten op de dag zelf, zodat ook zij optimaal kunnen genieten van de bruiloft.

Wellicht huur je een weddingplanner alleen op de dag zelf in om als contactpunt voor alle leveranciers en de locatie te laten dienen. Zo kunnen al je vrienden met hun volle aandacht van je bruiloft genieten en hoeven ze niet bang te zijn dat ze iets missen omdat de kok net vraagt hoeveel vegetarische gasten er nu ook al weer waren.

4. Advies & coaching geven

Heb je liever je beste vriendin als ceremoniemeester? Dan kan je overwegen om enkel gebruik te maken van alle kennis van een weddingplanner op het gebied van mode, trends, etiquette en leveranciers. Word je gek van alle goedbedoelde adviezen of zit de (schoon)familie enorm te pushen over de jurk, locatie of stoelschikking van de ceremonie? Dan kan je misschien lekker uithuilen bij de weddingplanner als coach, die je weer helpt alles in perspectief te zien en wellicht een nieuwe oplossing aandraagt.

In deze gevallen zullen de meeste weddingplanners een uurtarief rekenen. Je hebt dan een aantal brainstorm sessies, waarbij de weddingplanner jullie ideeën tegen het licht houdt, zelf ideeën aandraagt en jullie natuurlijk honderduit laat vragen over haar ervaring van tientallen bruiloften. Deze optie is ook voor een bruiloft met ene kleiner budget haalbaar.

5. Een bruiloft in het buitenland organiseren

Ten slotte is een weddingplanner (XL) onmisbaar als je in het buitenland wilt trouwen, maar geen speciale band met het land hebt, en het niet goed kent, of de lokale taal niet spreekt. Soms is het dan slimmer om een lokale weddingplanner in te huren, die daar woont en alle gebruiken en leveranciers en mogelijkheden goed kent. Sommige Nederlandse weddingplanners hebben zich ook gespecialiseerd in een bepaald land of streek. Zo zijn Spanje (Ibiza), de VS (New York), het VK, Italië (Toscane) en Frankrijk populaire bestemmingen voor bruidsparen.

27 juni 2020 | Tjaja Weis | Weis Events Wedding

Deel dit stuk